发货审批流程
有发货发起权限的账号可以填写申请；提交前必须有启用的工程分部，分部部长也必须启用且具有工程负责人角色。采购负责人和采购执事确认发货后，由原发起人确认实际收货，订单才完成并抄送。
项目经办人提交发货申请，部长审核后转采购处理。当前工作台没有独立的“采购申请”或“仓库管理”模块，请从发货申请入口办理。
申请字段与填写要求
| 分组 / 字段 | 必填 | 填写规则与建议 |
|---|---|---|
| 项目名称、挂账单位 | 是 | 各最多 150 字符；项目名称便于后续检索和归集。 |
| 订单日期、计划送货日期 | 是 | 计划送货日期不能早于订单日期。 |
| 材料名称 | 是 | 每行最多 150 字符；至少 1 行、最多 20 行物料。 |
| 规格 | 否 | 最多 150 字符；建议明确型号、等级等。 |
| 数量、单位 | 是 | 数量至少 0.01；单位最多 20 字符。核对吨、件、袋等口径。 |
| 收货人、联系电话 | 是 | 收货人最多 80 字符，联系电话最多 30 字符。 |
| 配送方式 | 是 | 例如“送到”或“自提”，最多 100 字符。 |
| 运费 | 否 | 非负金额，最多两位小数；未填按 0 参与总金额计算。 |
| 送货地址 | 是 | 最多 300 字符，写清工地位置与交接地点。 |
| 备注 | 否 | 最多 1,000 字符，补充现场要求、时间安排等。 |
| 通知人（抄送） | 否 | 按部门 / 分部选择人员，可跨部门勾选。 |
申请阶段填写物料名称、规格、数量与单位；每项物料金额由采购在确认发货时录入。采购填写的是该行总金额，不是单价。
发起与工程审批
- 新建并填写发货申请
工作台 → 发货申请 → 新建申请。填写项目和计划信息，使用“添加物料”录入多行明细；删除不需要的行，保留至少一行有效物料。
- 核对配送信息后提交
确认收货人、联系电话、送货日期、地址和运费，按需选择抄送人，点击“提交申请”。成功后状态为“待工程负责人审批”。
- 指定部长审核
部长打开对应单据，核对项目、材料规格、数量和配送安排。填写意见后点击“审批通过”，转为“待采购处理”；资料不符合时填写原因并驳回。
其他分部部长、申请人或仅被抄送的人员，不能代替指定部长完成工程审批。
采购确认发货
- 打开“待采购处理”的发货单
采购负责人或采购执事从申请列表、工作台或通知进入单据详情，找到“采购部 · 发货确认”。
- 逐项填写物料金额
每一行必须填写本项总金额，单位为元，允许 0，不能为负数，最多两位小数。系统汇总物料金额，并加上申请中填写的运费；原有和追加物料均不能漏填金额。
- 按需追加物料（采购负责人）
采购部负责人可以点击“添加物料”，填写材料名称、规格、数量、单位和本项总金额。规格选填，其余字段必填；原有及追加物料合计最多 20 项。最终确认前可以删除追加行，原申请物料保留。新增明细和金额会一同进入预览，确认后保存到申请，供发起人核对收货；处理记录显示追加项数。
- 填写配送结果
承运 / 配送单位和发货日期必填；物流单号与采购备注可选。核对实际承运信息。
- 点击“预览并确认”
先预览整张发货申请单，包括申请资料、每项金额、运费、总金额及配送结果。此步骤仅打开预览，不会保存发货结果。
- 最终确认
信息有误时点击“返回修改”；核对无误后点击“确认无误，同步发货”。保存成功后单据转为“待发起人确认收货”，提醒发起人收货确认，订单尚未完成，暂不抄送。
如需退回申请，在“驳回原因”填写说明，点击红色“驳回”按钮即可，无需先填写物料金额或配送信息，也无需进入发货预览。申请转为“已驳回”，处理记录显示采购节点、操作人、原因和时间。
只打开预览或关闭预览都不会完成发货。以页面成功提示、状态“待发起人确认收货”和详情中的发货结果为准；发货成功后仍需发起人确认实际收货。
发货后补充附件与备注
采购部负责人（采供部负责人）确认发货后，仍可打开单据详情，在“附件与补充信息 → 发货后补充”上传附件或填写补充备注，待发起人确认收货及已办结的发货单均可操作。采购执事和其他仅有查看权限的人员不能补充。
- 填写备注或选择附件
两项至少填写一项。备注最多 1,000 字；每次最多选择 9 份图片、PDF、Word、Excel、TXT 附件，每份不超过 20 MB。图片可放大，PDF 可预览，其他文件显示图标并提供下载按钮。
- 保存补充资料
点击“保存补充资料”后，详情保留补充人、时间、备注与附件，并新增处理记录。可以多次补充，已有资料保留。
补充资料不会改变原申请、物料金额、发货与收货结果，不会重新审批或提前抄送。能查看单据的人员可以查看补充记录并下载附件；管理后台同样可查看和下载。校验失败后保留备注，附件需重新选择。
发起人确认收货
- 等待实际收货
采购发货后，原发起人会收到收货确认待办。没有收到货物时不要确认，单据保持未完成且暂不抄送。
- 核对货物后确认
原发起人打开单据详情的“发起人 · 收货确认”，可填写收货备注，然后点击“确认已实际收货，完成订单”。采购、部长、管理员或抄送人员不能代替原发起人确认。
- 检查结果与抄送
确认成功后状态变为“已办结”，记录确认人、时间与备注，并向相关人员发送结果通知。已经收货但未点击确认的，仍是未完成订单，不会自动抄送；重复确认不会重复办结或通知。
新增节点适用于新申请和仍在途的发货申请；原指定部长和工程分部保持原快照。历史已办结订单保留原处理记录。
金额计算示例与办结核对
以下为说明计算方式的示例，不是真实业务数据：
总金额 = 每行物料总金额之和 + 运费。系统按分计算合计，不接受手工填写的总金额覆盖计算结果。数量不会再乘一次物料金额，因为录入的已经是该行总金额。
- 单据状态显示“已办结”。
- 物料明细可查看各项金额，发货结果可查看总金额。
- 承运单位、物流单号、发货日期和采购备注与实际一致。
- 处理进度有“采购部审批通过并确认发货”和“发起人确认收货”的记录，详情可查看收货确认人及时间。
原发起人确认实际收货后，申请人、抄送人、对应工程部长及采购负责人会按通知规则获知完成结果。确认前订单保持未完成，抄送名单不会提前获得通知或仅凭抄送获得查看权限。